Sie klicken auf den roten Button mit der Aufschrift „Verlassen“. Das Onlinemeeting ist zu Ende. Endlich!

Endlich? Eine nicht unerhebliche hohe Anzahl an Beschäftigten empfindet Onlinemeetings als ineffizient und als eine große Zeitverschwendung. Gründe, die genannt werden, sind:

keine Struktur,

keine definierten Ziele,

der zeitliche Rahmen wird häufig überschritten,

mangelnde Kommunikation im Onlinemeeting und

Verantwortungen werden nicht klar verteilt.

Aufgrund der andauernden COVID-19 Pandemie werden noch immer die Onlinemeetings den Präsenzmeetings vorgezogen. Zukünftig, das lässt sich jetzt schon prophezeien, wird es weiterhin eine hohe Anzahl an Onlinemeetings geben. Immerhin wird der An- und Abreiseweg gespart, Meetingräume müssen nicht gebucht werden und eine spontane Teilnahme ist ohne große Umstände möglich.

Die Effektivität eines solchen Meetings ist aber nicht nur von den Zugangsmöglichkeiten, sondern vor allem von den Teilnehmenden selbst abhängig. So ist der Beitrag eines jeden Einzelnen für ein produktives Meeting wichtig. Gleiches gilt auch für Gruppenarbeiten. Gruppenarbeiten sind von Natur aus ein dynamisches Geschehen. So wird das Ergebnis, welches aus einer Gruppenarbeit entsteht, maßgeblich durch deren Mitglieder bestimmt. Ob und wie gut eine Arbeitsgruppe zusammenarbeitet kann auch von gruppeninternen Faktorenabhängig sein.

Gleich und Gleich gesellt sich gern.

Umfassende Studien haben belegt, dass Individuen in der gleich Altersspanne, dem gleichen Geschlecht, einem ähnlichen Bildungsabschluss und einer ähnlich langen Betriebszugehörigkeit sich besser miteinander verstehen. Dies wiederum führt zu einer offeneren Kommunikation, einem höheren Maß an Vertrauen und einer größeren Bereitschaft, miteinander zu arbeiten und in die Diskussion zu gehen. Während Individuen mit gleichen Eigenschaften als Teil des inneren Kreises gesehen werden, werden Individuen mit anderen Eigenschaften als Teil einer anderen Gruppe wahrgenommen. Dieser Denkprozess dient zum einen dazu, sich seiner eigenen Gruppe näher und zugehörig zu fühlen und sich gleichzeitig ganz bewusst von anderen Gruppen abzugrenzen. Diese Abgrenzung kann also auch innerhalb von Arbeitsgruppen geschehen, was wiederum zu der Entstehung von kleineren Sub-Gruppen führt. Und an genau diesem Punkt kann es dann zu einer unzureichenden Informationsweiterleitung und Missverständnissen kommen.

Was ist denn nun mit Gruppenarbeiten in der virtuellen Welt?

Wie steht es denn um die Gruppenarbeit in Onlinemeetings? Die natürliche Bildung von Gruppen und Sub-Gruppen findet selbstverständlich auch in Onlinemeetings statt. Wie eingangs schon thematisiert, ist insbesondere die Kommunikation in Onlinemeetings eine große Herausforderung. Zusammen mit dem natürlichen Prozess der Sub-Gruppenbildung, scheint es nur ganz logisch zu sein, dass Onlinemeeting häufig ineffizient und strukturlos ablaufen. Doch was ist die Lösung für dieses Problem?

Zunächst einmal müssen wir uns der Bildung von Sub-Gruppen in Arbeitsgruppen bewusst werden. Häufig hilft es schon, sich zu vergegenwärtigen, wie unterschiedlich wir uns mit unser Kollegin oder jenem Kollegen austauschen. Trage ich alle wichtigen Informationen an alle Gruppenmitglieder gleichermaßen weiter? Und warum verstehe ich mich mit dieser Kollegin oder jenem Kollegen besonders gut oder nicht so gut? Wie nehme ich Diversität wahr? Die Diversität innerhalb von Arbeitsgruppen kann auch eine Quelle der Kreativität und von neuen Ideen sein. Denn, und das sagen uns unzählige Studien, bedeutet die Andersartigkeit auch, dass wir Fragestellungen aus einem anderen Blickwinkel betrachten und einen neuen Denkansatz verfolgen.

Und was können wir nun für die Gestaltung von Online-Weiterbildungen lernen?

Neben den Onlinemeetings hat auch die Weiterbildungslandschaft in den vergangenen drei Jahren eine große Veränderung erfahren. Der Einsatz von unzähligen neue kollaborativen Online-Anwendungen und Vorträgen auf virtuellen Plattformen sind zur Normalität geworden. Die Schwierigkeiten, die bereits für die Interaktion in Onlinemeetings angesprochen wurden, bestehen auch für virtuelle Weiterbildungsformate. Neben der Sensibilisierung für die Entstehung von Sub-Gruppen gibt es aber auch ganz praktische Handlungsempfehlungen. So wollen wir an dieser Stelle alle (Personal-)Verantwortlichen in der Weiterbildung dazu animieren, auf nachfolgende Punkte zu achten. Auch für Beschäftigte, die regelmäßig an virtuellen Weiterbildungen, Schulungen und Onlinekursen teilnehmen, ist es durchaus wertvoll, folgende Empfehlungen zu lesen:

Knacken wir die Nuss: unsere Handlungsempfehlung für Sie.

Machen Sie (sich) auf folgendes aufmerksam:

A) Gruppen formieren sich ganz natürlich
Sind Sie sich dessen bewusst? Erkennen Sie die Sub-Gruppen in der Gruppe? Überlegen Sie, welche Gruppe welches Thema besonders gut bearbeiten kann. Gibt es eine „natürliche“ Expertengruppe? Eine Gruppe, die sich beispielsweise durch eine lange Betriebszugehörigkeit auszeichnet?

Nutzen Sie die geballte Kompetenz innerhalb einer Gruppe und übergeben Sie dieser Gruppe die passende Aufgabe.

B) Gruppen miteinander interagieren lassen
Wenn sich Expertengruppen gebildet haben, muss die Kommunikation zwischen den Gruppen unterstützt werden. Verantwortliche sollten die Möglichkeit für einen regelmäßigen Austausch sicherstellen. Auch können Sie als Gruppenmitglied einen informellen Austausch selbst organisieren.

Organisieren Sie also regelmäßige Meetings mit dem klaren Ziel, Informationen leicht verständlich auszutauschen.

C) Der Mehrwert der Diversität
Wo Individuen aufeinandertreffen, findet Diversifizierung ganz natürlich statt. Neben der Akzeptanz von anderen Sichtweisen und Denkmustern, ist insbesondere die positive Wahrnehmung der Diversität ein wichtiger Baustein.

Fördern Sie eine Atmosphäre, wo individuelle Sichtweisen ihren Platz finden. Wichtig: Ideen sollen dabei nicht diskutiert und bewertet, sondern nur geäußert werden.

D) Nutzung von Onlinetools
Für ein Verständnis füreinander aber auch ein Verständnis für eine gemeinsame Aufgabe, bedarf es einer klaren Struktur. Hier kann auf bestehende Onlinetools zurückgegriffen werden, wo alle Teammitglieder zeitgleich Ideen beisteuern können. Die Möglichkeiten von virtuellen Boards sind deshalb ein klares Argument für ein virtuelles Meeting.

Bereiten Sie virtuelle Boards vor, legen Sie eine Struktur fest, legen Sie klare Meetingziele fest und vor allem, geben Sie Raum für neue Ideen.

Natürlich können Sie auch als Weiterbilundgsteilnehmer:in unsere Handlungsempfehlungen beherzigen und somit aktiv dazu beitragen, dass Ihre Weiterbildung

mehr Struktur hat,

definierte Ziele hat,

den zeitlichen Rahmen einhält,

in einer angenehmen Kommunikation stattfindet und

sich durch klare Verantwortungen auszeichnet.

Bilderquellen:
Bild 1: https://unsplash.com/photos/TfAI9jBxxGc
Bild 2: https://unsplash.com/photos/IbL3Zd62Q7Q