Es ist eine traurige Wahrheit. Die Corona-Fallzahlen steigen wieder und zeitweilige lokale Lockdowns werden vermehrt verhängt. Keine Branche bleibt verschont und so haben wir alle eins gemeinsam: Wir müssen uns auf eine noch längere Phase des Ausnahmezustandes einstellen: auf eine Phase, in der wir Abstand halten, weniger reisen und Präsenzbesprechungen auf eine möglichst geringe Teilnehmerzahl begrenzen. Ein Ende der Pandemie ist noch nicht abzusehen. Möglicherweise können wir mit einem Impfstoff Mitte des Jahres 2021 rechnen, mit vollkommener Sicherheit wissen wir es aber nicht. Fest steht aber, das davon auszugehen ist, dass sich dieser Zustand auch noch bis weit in das Jahr 2021 ziehen wird. Um sich also auch in der kommenden Zeit so gut wie möglich zu arrangieren, sollten wir Telefonkonferenzen, Onlinemeetings und Online-Share-Projekte stressfrei gestalten.

Doch wie gehen wir am besten vor?

Insbesondere Online-Meetings gut zu strukturieren ist eine Herausforderung, denn die anfängliche Euphorie über die Meetings, in denen wir uns schnell von einem Meeting zum nächsten Meeting klicken konnten, hat rapide nachgelassen. Schon längst wird der Ruf nach weniger Onlinemeetings laut. Es ist schwer sich so lange zu konzentrieren, die Kommunikation mit anderen ist umständlich und die ein oder andere Zwischenfrage wird eher nicht gestellt. Außerdem ist ein solides Grundverständnis von den technischen Anwendungen in vielen Fällen auch nicht vorhanden.

Wir haben Ihnen sechs wichtige Gestaltungvorschläge zusammengestellt, wie Sie Online-Meetings beschäftigtenfreundlich(er) und vor allem stressfreier durchführen können:

1. Senden Sie alle relevanten Unterlagen 24 Stunden vor dem Online-Meeting.

Gerade weil die Interaktion und Rücksprache mit anderen Teilnehmer*innen schwieriger ist als in persönlichen Interaktionen, sollten Sie allen Teilnehmer*innen die Möglichkeit einer ausreichenden Vorbereitung geben.

2. Sortieren Sie sich nochmal vor dem Meeting.

Haben Sie alle Unterlagen auf dem Bildschirm? Kann man Sie sehen und gut verstehen? Bitten Sie doch einen Kollegen*in um einen Funktionstest im Vorfeld. Sollte es sich um ein besonders wichtiges Meeting oder einen Vortrag handeln können Sie die Zuständigkeiten aufteilen. Während Sie das Meeting halten, kann Ihr Kollege*in sich um den Einlass in den Meeting-Raum oder Zwischenfragen kümmern

3. Legen Sie ein Meetings-Ziel fest und kommunizieren Sie einen klaren Ablauf.

Nur wenn für alle Teilnehmer*innen ersichtlich ist, warum Sie sich treffen und wie der weitere Verlauf des Online-Meetings ist, schaffen Sie Akzeptanz. Mit Hilfe von Präsentationsfolien können Sie eine Struktur schaffen und kleine Themenschwerpunkte setzen. Übrigens, erledigen Sie doch direkt Punkt 1) indem Sie diese oder eine verkürzte Form der Präsentation vorab schicken.

4. Erlauben Sie Randbemerkungen und gehen Sie auf diese ein.

Online-Meetings werden häufig als Frontalvortrag missverstanden. Es handelt sich in vielen Fällen aber um die regulären Meetings – nur online. Der typische Smalltalk, den wir in Präsenztreffen haben ist wichtig und entfällt online. Ein Austausch unter den Teilnehmer*innen ist wünschenswert. In vielen Anwendungstools können Untergruppen gebildet werden. Nutzen Sie diese.

5. Benutzen und verbinden Sie unterschiedliche Präsentationstechniken.

Neben Untergruppen gibt es auch noch die Möglichkeit Online-Umfragen oder virtuelle Tafeln zu integrieren. Wenn Sie beispielsweise kreativ werden wollen und Brainstorming anstoßen wollen, können Sie virtuelle Tafeln einbinden. Hier können alle Teilnehmer*innen ihre Gedanken aufschreiben. Ein Protokoll lässt sich auf diesem Wege auch schneller erstellen. Achten Sie darauf, dass Sie aber nicht mehr als drei verschiedene Tools verwenden.

6. Versichern Sie sich, dass Ihnen alle folgen können.

Wohl eine der größten Herausforderungen ist die Interaktion mit den Teilnehmer*innen. Schnell geht der ein oder andere in der Vielzahl der Teilnehmer*innen unter. Fragen Sie konkret nach, ob Ihnen noch alle folgen können. Wenn möglich, schauen Sie auch in regelmäßigen Abständen was die Mimik der anderen Teilnehmer Ihnen spiegelt. Eine unkomplizierte Möglichkeit sind Kurzzeichen wie beispielsweise der virtuell „Daumen-hoch“ um mit den Teilnehmer*innen zu interagieren.

Nehmen Sie sich doch für Ihr nächstes Online-Meeting neben der inhaltlichen Vorbereitung auch vor, auf alle sechs Gestaltungsempfehlungen zu achten. Denn stressfreie Meetings führen nicht nur zu einer entspannteren Atmosphäre, sondern sie schaffen auch die Basis für eine bessere Auseinandersetzung mit den Inhalten.  Denn bei all den Entbehrungen, die die Pandemie von uns fordert, haben wir gleichzeitig die Möglichkeit, neue digitale Fähigkeiten in den Onlinemeetings zu erwerben und weiterzuentwickeln.

Was sind digitale Grundkompetenzen?

Digitale Fähigkeiten, auch digitale Grundkompetenz genannt, beschreiben das Können, gestellte Aufgaben und angestrebte Ziele mit Hilfe von digitalen Technologien zuverlässig zu erreichen. Digitale Grundkompetenzen sind eine Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation.

Nur wie können wir unsere digitale Grundkompetenz besser schulen?

Wie können wir Weiterbildung in der Praxis noch besser gestalten?

In einer repräsentativen Studie mit 1.016 Befragten hat sich die AgenturQ zusammen mit der Universität Konstanz mit dem Thema beschäftigt, in welchem Weiterbildungssetting sich Beschäftigte am besten digitale Grundkompetenzen aneignen können.

Unsere Studie hat ergeben, dass es für eine erfolgreiche Weiterbildung weniger bedeutsam ist, in welcher Abteilung oder in welcher Funktion jemand arbeitet. Ob es sich dabei nun um eine Führungskraft handelt, welche Vorkenntnisse jemand hat oder ob diese Person ein bestimmtes Alter hat, spielt eine untergeordnete Rolle.

Es ist vielmehr die Persönlichkeit, die bestimmt, ob man sich in einer bestimmten Weiterbildungsumgebung wohl fühlt und sich stressfrei mit dem Inhalt auseinandersetzen kann. Mit dem Gefühl, in einer passenden Umgebung zu lernen, steigt auch die Auseinandersetzungsbereitschaft mit dem Inhalt.

Sind Sie ein sehr introvertierter Mensch? Gewinnen Sie viele Informationen durch Teamarbeiten und Gruppendiskussionen? Hilft es Ihnen, wenn die Weiterbildungsleitung klare Ziele vorgibt? Schauen Sie sich den Aufbau der Weiterbildungen an und suchen Sie sich das Weiterbildungssetting raus, das Ihnen auch am meisten Spaß machen wird.  Für Beschäftigte mit Personalverantwortung bedeutet das aber auch, genauer hinzuhören. Sind es wirklich die Onlineweiterbildungen, die präferiert werden? Wird eine klassische Weiterbildung im Schulungsformat bevorzugt?

Fest steht, dass die innere Bereitschaft sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und sich im Setting selber wohlzufühlen, die wichtigste Grundvoraussetzung ist. Dieser Effekt wird nach wie vor stark unterschätzt.

In unserer Studie haben wir uns noch weitere Stellschrauben angesehen, wie die digitale Grundkompetenz gestärkt und deren Weiterentwicklung unterstützt werden kann. Im nächsten Blogbeitrag wird Herr Hampel, Doktorand an der Universität Konstanz, auf weitere Faktoren eingehen und weitere Praxisbeispiele nennen. Wir wünschen Ihnen bis dahin viel Erfolg bei Ihren kommenden Online-Meetings und Weiterbildungen und wünschen Ihnen eine gute Zeit.

Bleiben Sie gesund!